Outils Collaboratifs Google Workspace 3 jours

À l'issue de la formation, le participant sera capable de mettre en œuvre les compétences suivantes :

• Comprendre les concepts clés relatifs à l'utilisation de plateformes et d'outils collaboratifs.
• Gérer les calendriers et les tâches pour améliorer la coordination et l'efficacité de l'équipe.
• Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour communiquer par le biais de conversations, réunions et webinaires.
• Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour stocker et partager des informations, générer des idées et créer des résultats.

AVANT LA FORMATION

• Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.
• Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.

JOUR 1

Matin

Concepts clés

• Reconnaître les outils collaboratifs comme étant une partie intégrante du travail d'équipe.
• Identifier les fonctions des outils collaboratifs comme : gérer un calendrier et des tâches, améliorer la communication et la coordination au sein d'une équipe, optimiser la production du travail collaboratif.

Plateformes collaboratives

• Reconnaître des exemples de plateformes collaboratives.
• Accéder à une plateforme d'outils collaboratifs en utilisant différentes méthodes de connexion comme : application de bureau/ordinateur portable, application mobile, navigateur.
• Reconnaître les caractéristiques d'une plateforme collaborative comme : une communication et une collaboration unifiées, l'intégration d'applications, la gestion d'un point de travail unique.
• Reconnaître les options et paramètres communs sur une plateforme d'outils collaboratifs comme : le paramétrage de l'affichage et des langues, le paramétrage relatif à la confidentialité, les notifications, les autorisations. 
• Reconnaître les applications intégrées sur une plateforme collaborative pour faciliter les activités comme : la constitution d'une équipe, les communications, l'examen des activités, l'accès à un calendrier.
• Personnaliser les applications disponibles sur une plateforme collaborative en utilisant des options comme : ajouter, épingler, désinscrire, désinstaller. 
• Créer une équipe. Ajouter, supprimer des membres, des invités, des canaux à une équipe.

Après-midi

Usage et support

• Reconnaître que les données sont collectées sur l'utilisation d'outils sur une plateforme collaborative. Voir et comprendre les données d'activités sommaires.
• Utiliser les ressources d'aide et de soutien disponibles.
• Vérifier les mises à jour des outils.

Gestion des calendriers

• Visualiser les évènements et les dates dans un calendrier en utilisant les options de visualisation : jour, semaine.
• Gérer les évènements d'un calendrier à l'aide d'options comme : afficher les détails, modifier, supprimer un évènement ou une série, assistant de programmation.
• Partager, annuler le partage d'un calendrier. Autoriser la consultation, la modification d'un calendrier partagé.
• Ajouter un calendrier de groupe.

JOUR 2

Matin

Gestion des tâches

• Reconnaître les caractéristiques communes d'un outil de gestion de tâches comme : planificateur, calendrier des tâches.
• Créer et attribuer une tâche.
• Gérer des tâches en utilisant des options comme : la priorité des tâches, la date d'échéance, la durée. Modifier, supprimer, déplacer une tâche.
• Mettre à jour le statut d'une tâche. Afficher le statut des tâches dans un calendrier des tâches.

Conversations

• Reconnaître les options de communication en équipe comme : la communication synchrone et asynchrone.
• Lancer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant des communications asynchrones communes comme : les courriers électroniques, les SMS ou la poste.
• Ajouter une pièce jointe, un émoticône à une conversation.
• Démarrer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant une communication synchrone commune comme : le chat, le VoIP, la vidéo. Appliquer les paramètres audio et vidéo appropriés.
• Sauvegarder un message d'une conversation. Ouvrir un message sauvegardé.

Après-midi

Matin

Réunions

• Reconnaître des exemples communs d'outils de réunion.
• Démarrer une réunion instantanée et inviter des participants.
• Prévoir une réunion ponctuelle, une réunion récurrente et inviter des participants.
• Annuler une réunion, une réunion d'une série.
• Répondre à une invitation à une réunion en utilisant des options comme : ajouter un message, accepter, répondre « peut-être », refuser.
• Fixer un rappel pour une réunion, un évènement.
• Participer une réunion.
• Gérer une réunion en tant qu'organisateur en utilisant des options comme : définir des autorisations, attribuer des rôles, mettre fin à une réunion. 
• Participer à une réunion en utilisant des options comme : activer, désactiver l'audio ou la vidéo, lever la main ; partager l'intégralité du bureau, de la fenêtre.
• Donner ou demander le contrôle dans une réunion.
• Prendre des notes pendant une réunion. Consulter les notes après une réunion.

JOUR 3

Matin

Webinaires

• Programmer un webinaire et inviter des participants.
• Configurer les options d'accès au webinaire comme : partager avec un lien ; définir un mot de passe ; activer la salle d'attente ; activer, désactiver le changement de nom ; options de chat.
• Annuler un webinaire et notifier les participants.
• Participer à un webinaire.
• Gérer les options d'hébergement comme : le réglage de l'arrière-plan ; mettre en sourdine ou non les participants ; partager une présentation, d'autres ressources ; terminer un webinaire.
• Participer à un webinaire en utilisant des fonctionnalités comme : répondre en utilisant les options données, le chat, Q&R.
• Être conscient que les participants doivent être informés si un webinaire est enregistré. Enregistrer un webinaire, partager l'enregistrement d'un webinaire.

Stockage et Partage

• Accéder au stockage de contenu en ligne à partir de : service d'hébergement de fichiers, plateforme d'outils collaboratifs.
• Mettre en ligne, télécharger des fichiers sur un site de stockage de contenu en ligne. Reconnaître les limites possibles du stockage en ligne comme : la taille du fichier, la capacité totale.
• Gérer le partage de contenu en ligne à l'aide d'options comme : envoyer des liens, autoriser l'accès à l'affichage, modifier l'accès.

Après-midi

Génération d'idée

• Générer et gérer des idées sur les réseaux sociaux en utilisant des options comme : créer un groupe, créer des publications, ajouter un sujet. 
• S'engager avec des idées dans un réseau social en utilisant des options comme : aimer, répondre, partager, suivre, mettre un signet, ajouter des notes, des documents, des images.
• Générer et gérer des idées dans un espace collaboratif synchrone comme : inviter des participants ; ajouter, annoter, modifier, déplacer, supprimer du texte, une note ; ajouter, supprimer des documents, des images.
• Partager des idées à partir d'un espace collaboratif synchrone en utilisant des options comme : exporter, poster vers une plateforme collaborative.

Génération de contenu

• Créer et modifier des contenus de manière synchrone.
• Collaborer sur un document partagé en utilisant des options comme : commentaires, conversations.
• Accéder à un historique des versions d'un document. Visualiser, restaurer les versions précédentes d'un document.

FIN DE LA FORMATION

• Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.

Tout public

• Formation individuelle ou collective (garantie à partir du premier inscrit) 
• Formation assurée au sein de vos locaux ou dans une salle de formation dans la ville de votre choix 
• Dates de votre choix sans surcoût
• Entretien téléphonique préalable avec notre formateur afin de personnaliser votre formation
• Inscription à réaliser 15 jours avant le démarrage de la formation 
• Horaires : de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h
• Nombre de participants : de 1 à 20 participants (au delà nous consulter)
• Formation accessible à toutes personnes porteuses de handicap. Locaux adaptés.

• Evaluation des besoins et du profil du participant
• Apport théorique et séquences pédagogiques regroupées en différents modules
• Cas pratiques
• Questionnaire et exercices
• Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
• Retours d'expériences
• Séquences pédagogiques regroupées en différents modules,
• Remise d'un support pédagogique
• Echanges interactifs
• Intervention d'un formateur expert dans son domaine

• Grille d'évaluation (test de positionnement)
• Entretien téléphonique avec le formateur avant la formation 
• Travaux pratiques
• Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
• Echange avec le formateur par visioconférence (webinar), téléphone et mail
• Exercices corrigés, études de cas réels, mise en application concrète et utile
• Évaluation pour valider vos acquis en fin de formation