À l'issue de la formation, le participant sera capable de mettre en œuvre les compétences suivantes :
- Maîtriser les compétences clés de l'assistanat de direction.
- Développer une expertise en rédaction professionnelle et en communication administrative.
- Savoir organiser efficacement un agenda et planifier des réunions.
AVANT LA FORMATION
- Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.
- Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.
Jour 1 : Les bases du métier de secrétaire de direction
Matin : Comprendre le rôle et les missions
- Les responsabilités principales d'un secrétaire de direction.
- Les compétences essentielles : organisation, discrétion, polyvalence.
- Relation avec la direction et les équipes : posture professionnelle et savoir-être.
Après-midi : Organisation administrative
- Gestion des agendas :
- Techniques de planification et priorisation des tâches.
- Coordination avec les différents acteurs internes et externes.
- Anticipation des conflits d'agenda et gestion des imprévus.
- Organisation des réunions :
- Préparation des convocations et des ordres du jour.
- Réservation des salles et gestion des équipements nécessaires.
- Suivi des participants et relance.
- Atelier pratique :
- Simulation de la gestion d'un agenda complexe et organisation d'une réunion.
Jour 2 : Rédaction professionnelle et gestion des communications
Matin : Techniques de rédaction professionnelle
- Les bases d'un mail professionnel efficace :
- Structure claire et concise : objet, introduction, corps du message, conclusion.
- Ton et style adaptés aux interlocuteurs (hiérarchie, partenaires, clients).
- Gestion des pièces jointes et des destinataires (CC, CCI).
- Rédaction d'autres documents professionnels :
- Invitations, comptes rendus, notes internes.
- Atelier pratique :
- Rédaction d'e-mails types :
- Demande de rendez-vous.
- Relance ou suivi administratif.
- Envoi d'un compte rendu.
Après-midi : Gestion des communications
- Gestion des appels téléphoniques :
- Techniques pour filtrer, transmettre et répondre efficacement.
- Savoir gérer les situations délicates ou urgentes.
- Accueil physique et téléphonique :
- Les bonnes pratiques pour représenter la direction avec professionnalisme.
- Atelier pratique :
- Simulations d'appels téléphoniques et d'accueil.
Jour 3 : Organisation avancée et gestion du temps
Matin : Organisation des déplacements et des priorités
- Organisation des déplacements professionnels :
- Réservation (transport, hébergement, repas).
- Préparation des documents nécessaires (itinéraires, programmes).
- Gestion des priorités :
- Techniques pour répondre aux urgences sans négliger les tâches courantes.
- Utilisation des outils pour suivre les tâches et les échéances.
- Préparation et suivi des dossiers complexes.
Après-midi : Développement personnel et conclusion
- Gestion du stress et des imprévus au quotidien.
- Techniques pour améliorer la productivité et optimiser le temps.
- Quiz final : évaluation des connaissances acquises pendant les 3 jours.
FIN DE LA FORMATION
- Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.
Modalités pédagogiques
Montée en compétence assurée par l'association d'un contenu théorique et pratique. Etude de cas concrets en rapport avec votre quotidien professionnel.
Suivi de l'exécution :
- Feuilles de présences signées des participants et du formateur par demi-journée
- Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l'action et les résultats de l'évaluation des acquis de la formation.
Appréciation des résultats :
- Recueil individuel des attentes du stagiaire
- Questionnaire d'auto-évaluation des acquis en début et en fin de formation
- Évaluation continue durant la session
- Remise d'une attestation de fin de formation
- Questionnaire d'évaluation de la satisfaction en fin de formation
Moyens et supports pédagogiques
- Evaluation des besoins et du profil du participant
- Apport théorique et séquences pédagogiques regroupées en différents modules
- Cas pratiques
- Questionnaire et exercices
- Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
- Retours d'expériences
- Séquences pédagogiques regroupées en différents modules,
- Remise d'un support pédagogique
- Echanges interactifs
- Intervention d'un formateur expert dans son domaine
Modalités d’évaluation et de suivi
- Grille d'évaluation (test de positionnement)
- Entretien téléphonique avec le formateur avant la formation
- Travaux pratiques
- Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
- Echange avec le formateur par visioconférence (webinar), téléphone et mail
- Exercices corrigés, études de cas réels, mise en application concrète et utile
- Évaluation pour valider vos acquis en fin de formation
