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Les bases de Outlook

2 Jours

Les bases de Outlook

Présentiel et distanciel Financement OPCO pour les entreprises
Bureautique et Digital - MOD_2020423

Objectifs de la formation

À l'issue de la formation, le participant sera capable de mettre en œuvre les compétences suivantes :

  • S'approprier l'interface Outlook 2019
  • Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
  • Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
  • Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
  • Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
  • Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
  • Maîtriser la gestion des contacts
  • Être en mesure d'organiser des tâches à l'aide de catégories

Programme de la formation

AVANT LA FORMATION

  • Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.
  • Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.

 

JOUR 1

Matin

PRISE EN MAIN DE L'INTERFACE D'OUTLOOK 

  • Le menu fichier
  • Passer par le ruban
  • Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
  • Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

COMMUNIQUER GRÂCE À SA MESSAGERIE

  • Rédiger et envoyer un message
  • Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception...)
  • Ajouter votre signature aux messages
  • Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
  • Repérer rapidement les messages non-lus
  • Répondre aux messages reçus
  • Transférer un message reçu à un autre destinataire
  • Activer rapidement le suivi sur un message

Après-midi

ORGANISER SA BOÎTE DE RÉCEPTION DE MESSAGES

  • Afficher un aperçu des messages reçus
  • Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message...)
  • Utiliser les catégories pour identifier les messages
  • Trier et regrouper ses messages
  • Classer des messages dans des dossiers
  • Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Prévenir ses correspondants de son absence
  • Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
  • Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

ORGANISER LA LISTE DES PERSONNES (CONTACTS)

  • Ajouter un contact
  • Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
  • Sélectionner son affichage

 

JOUR 2

Matin

UTILISER LE CALENDRIER POUR GÉRER SON PLANNING

  • Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
  • Les niveaux de détails d'affichage des rendez-vous
  • Naviguer d'un rendez-vous à un autre
  • Intégrer des tâches dans le calendrier
  • Partager son calendrier
  • Accéder à d'autres calendriers et superposer l'affichage des calendriers partagés
  • Planifier une réunion en invitant des participants
  • Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
  • Répondre à une demande de réunion

Après-midi

FACILITER LA GESTION DE VOS TÂCHES À RÉALISER

  • Créer des tâches à réaliser
  • Organiser des tâches à l'aide de catégories
  • Assigner une tâche à une personne

ENVOYER UN MESSAGE À PARTIR D'UNE AUTRE APPLICATION

  • Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word

 

FIN DE LA FORMATION

  • Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.

Pré-requis

Aucun

Public cible

Tout public

  • Formation individuelle ou collective (garantie à partir du premier inscrit) 
  • Formation assurée au sein de vos locaux ou dans une salle de formation dans la ville de votre choix 
  • Dates de votre choix sans surcoût
  • Entretien téléphonique préalable avec notre formateur afin de personnaliser votre formation
  • Inscription à réaliser 15 jours avant le démarrage de la formation 
  • Horaires : de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h
  • Nombre de participants : de 1 à 20 participants (au delà nous consulter)
  • Formation accessible à toutes personnes porteuses de handicap. Locaux adaptés.

Pédagogie

Modalités pédagogiques

Montée en compétence assurée par l'association d'un contenu théorique et pratique. Etude de cas concrets en rapport avec votre quotidien professionnel.

 

Suivi de l'exécution : 

  • Feuilles de présences signées des participants et du formateur par demi-journée 
  • Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l'action et les résultats de l'évaluation des acquis de la formation. 

Appréciation des résultats : 

 

  • Recueil individuel des attentes du stagiaire
  • Questionnaire d'auto-évaluation des acquis en début et en fin de formation 
  • Évaluation continue durant la session 
  • Remise d'une attestation de fin de formation
  • Questionnaire d'évaluation de la satisfaction en fin de formation 
Moyens et supports pédagogiques
  • Evaluation des besoins et du profil du participant
  • Apport théorique et séquences pédagogiques regroupées en différents modules
  • Cas pratiques
  • Questionnaire et exercices
  • Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
  • Retours d'expériences
  • Séquences pédagogiques regroupées en différents modules,
  • Remise d'un support pédagogique
  • Echanges interactifs
  • Intervention d'un formateur expert dans son domaine
Modalités d’évaluation et de suivi
  • Grille d'évaluation (test de positionnement)
  • Entretien téléphonique avec le formateur avant la formation 
  • Travaux pratiques
  • Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
  • Echange avec le formateur par visioconférence (webinar), téléphone et mail
  • Exercices corrigés, études de cas réels, mise en application concrète et utile
  • Évaluation pour valider vos acquis en fin de formation
LES AVIS DE NOS CLIENTS

Taux de satisfaction à nos formations 97%


Pourquoi cette formation ?

Les mails sont aujourd'hui incontournables pour la communication au sein des entreprises. Cependant, la gestion des mails peut vite devenir fastidieuse et prendre une grande partie de la journée. C'est pourquoi la formation sur les bases de Outlook est essentielle pour les professionnels qui souhaitent optimiser leur temps de travail.

Cette formation permet aux apprenants de comprendre les fonctionnalités de base de Outlook, d'apprendre à organiser leur boîte de réception, de gérer efficacement leurs e-mails et d'optimiser leur productivité. Les apprenants découvrent également les fonctionnalités avancées de Outlook telles que l'utilisation des règles, la gestion des signatures et l'ajout de pièces jointes.

En outre, la formation sur les bases de Outlook est également bénéfique pour les professionnels qui souhaitent améliorer leur communication professionnelle. Les apprenants peuvent apprendre à personnaliser leurs e-mails, à envoyer des rappels de rendez-vous et à planifier des réunions. La formation sur les bases de Outlook est donc un excellent moyen pour les professionnels de se familiariser avec les outils de communication de base.

Enfin, cette formation est également essentielle pour les entreprises qui souhaitent renforcer les compétences de leurs employés dans l'utilisation des outils informatiques. Une meilleure maîtrise des outils informatiques peut avoir un impact positif sur la productivité des employés et sur l'efficacité de l'entreprise.

En conclusion, la formation sur les bases de Outlook est essentielle pour les professionnels qui souhaitent optimiser leur temps de travail, améliorer leur communication professionnelle et renforcer leurs compétences en matière d'outils informatiques. Elle est particulièrement recommandée pour les employés qui passent une grande partie de leur temps à gérer leurs e-mails et à communiquer par voie électronique.

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Garantie 1er inscrit

Toutes nos sessions de formation sont ouvertes et maintenues à partir d’un seul participant.

Avantage Groupe

Nos tarifs sont valables de 1 à 5 participants sans surcoût.

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